PIDATO 7 MENIT


 

Akhirnya, terbitlah ketentuan baru dari Istana mengenai sambutan menteri dan pemimpin lembaga yang dibatasi hanya selama 7 menit pada kegiatan yang dihadiri Presiden Joko Widodo. Pembatasan sambutan paling lama 7 menit hanya berlaku pada kegiatan seremonial dan tidak berlaku pada rapat-rapat yang dihadiri Presiden Jokowi.  Namun demikian, ketentuan ini merupakan awal yang menggembirakan.

Selama berpraktik lebih dari 30 tahun di bidang public relations, patokan ini menjadi dasar pembuatan sambutan atau pidato pada acara-acara yang diselenggarakan oleh perusahaan maupun instansi klien. Mengapa? Karena sesudah 7 menit, perhatian serta kemampuan untuk menyerap konten sambutan atau pidato, menurun. Yang mungkin masih menyulitkan adalah bagaimana mengemas pesan-pesan yang penting dalam kurun waktu yang ditentukan, padahal banyak sekali yang ingin disampaikan. 

Ini merupakan suatu kemampuan atau skill yang perlu dipelajari dan dilatih – suatu tantangan bagi praktisi PR yang tugas pokoknya meliputi juga pengemasan dan penyampaian pesan-pesan kunci atau key messages secara efektif kepada pihak eksternal perusahaan ataupun lembaga.

Menetapkan key messages sebaiknya jangan terlalu banyak, tiga sudah cukup. Kalau pidato atau sambutan dibatasi 7 menit mungkin membagiannya adalah 1 menit pembukaan, 2 menit untuk masing-masing key message dan diakhiri dengan ucapan ‘terima kasih’.  Atau bila key message pertama lebih penting daripada dua yang lain, dapat dialokasikan waktu yang lebih banyak, misalnya 3 menit untuk key message 1, dan 1.5 menit masing-masing untuk key message 2 dan 3.

Di era komunikasi instan dan teknologi informasi canggih, pidato bertele-tele yang biasanya memakan waktu 30 menit, kadang-kadang lebih, memang sudah tidak pada tempatnya. You will have lost the attention of the audience. Lebih lama sambutan atau pidato, semakin menurun perhatian dan penyerapan audience, semakin kurang efektif juga penyampaian pesan.

Pembatasan tersebut bukan saja diharapkan untuk sambutan atau pidato tetapi juga presentasi. Biasanya, bila mengadakan pitching, calon klien akan meminta public relations agencies untuk mengadakan presentasi yang hanya terdiri dari 5 Power Point slides, misalnya. Kami bahkan pernah diminta oleh klien untuk melaporkan perkembangan tugas yang dibatasi hanya dalam 2 slides.

Pembatasan mungkin juga diharapkan nanti untuk pengemasan dan penyampaian laporan, yang tentunya memerlukan banyak halaman bila cakupannya banyak.  Pernah kami ikut serta dalam suatu workshop yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah, yang bertujuan untuk mengemas dan menghasilkan laporan, biasanya berjumlah puluhan lembar, menjadi hanya 9 lembar saja. Dengan kerja sama semua pihak internal yang terkait, pelatihan tersebut memerlukan 3 hari kerja.

Aturan seperti ini memang masuk akal, it makes sense. Sebagai contoh, berapa banyak laporan yang disampaikan kepada menteri atau CEO dari semua bagian di instansi atau perusahaannya? Banyak bukan? Bila Anda merupakan kepala bagian yang perlu menyampaikan laporan, berarti Anda ingin laporan yang lebih menarik perhatian dibandingkan laporan lainnya, bukan? Sebaiknya, laporan Anda dapat diawali dengan executive summary yang tidak lebih dari 2 lembar, kalau bisa hanya 1 lembar saja.  Kemudian disusul dengan 7 lembar laporan pokok.

Untuk mempresentasikan laporan Anda, bila kita berpatokan pada waktu yang ditetapkan, yaitu 7 menit, gunakan konten executive summary yang 1 lembar, tuangkanlah dalam 5 slides presentasi paling banyak. Sebagai contoh, slide judul, slide key message 1, slide key message 2 dan slide key message 3, terakhir slide kesimpulan sebagai penutup.

Penyampaiannya memang menuntut pemahaman saksama tentang konten sehingga penjelasan dapat dilakukan hanya berdasarkan poin-poin dalam slides. Repotnya, bila presentasi dibuat oleh staf, tetapi disampaikan oleh atasan. Oleh karena itu, perlu banyak latihan untuk menyamakan persepsi dan pemikiran serta meningkatkan kemampuan berpresentasi atau presentation skills sehingga memenuhi batas waktu 7 menit.

 

Oleh: Maria Wongsonagoro

Konsultan Public Relations dan Chief of Training Merdi Intar Sinau - MISI




Merdi Intar Sinau

Jl. K.H. Wahid Hasyim no.12A
Kebon Sirih, Jakarta Pusat 10340
Phone : (021) 319-34235 / 0812 813 7100

Copyright © Merdi Intar Sinau - 2016

Social Media :

Facebook Linkedin Instagram Instagram Instagram

Our Partner :

Jooble